Gestão de documentos e prontuários de SST
Os documentos existem, mas ninguém sabe onde estão nem se estão atualizados. Organizamos tudo em um único acervo, com controle de revisão e guarda.
Na fiscalização, o auditor pede documentos de SST e o RH sai procurando em pasta, e-mail e na memória de quem já saiu da empresa. Ter o documento não basta: é preciso encontrá-lo, mostrar que está em vigor e que reflete a situação atual.
Quais documentos entram na gestão
- ProgramasPGR e PCMSO, com datas de elaboração e de revisão.
- Laudos técnicosComo o LTCAT e demais laudos aplicáveis à atividade.
- Documentos médicosASOs, exames complementares e prontuários.
- TreinamentosListas de presença, certificados e conteúdos aplicados.
- EPI e CIPAFichas de entrega, atas, eleições e designações.
- eSocial e PPPProtocolos de envio e histórico de eventos de SST.
Para quem é
Para empresas com várias unidades, com histórico de mudança de fornecedores, com rotatividade na área de RH ou que precisam apresentar documentação em contratos e processos de seleção, como nas licitações e credenciamentos.
Como funciona
- 1. LevantamentoReunimos o que existe e identificamos o que falta ou está desatualizado.
- 2. Estrutura do acervoDefinimos pastas, nomes, responsáveis e níveis de acesso.
- 3. Tabela de revisõesListamos datas, motivos de revisão e próximos vencimentos internos.
- 4. Rotina de atualizaçãoEstabelecemos quem entrega o quê e em que momento.
Prontuários médicos: sigilo e guarda
O prontuário de saúde ocupacional tem tratamento especial. O conteúdo é sigiloso e fica sob responsabilidade do médico, com acesso restrito. O RH recebe apenas o que for necessário, como o ASO. Prazos e formas de guarda seguem a legislação e as normas vigentes, e orientamos a empresa sobre o que fazer quando muda de fornecedor ou encerra a atividade.
Documento sem atualização é risco: um PGR ou um PCMSO parado enquanto a empresa muda de processo pode ser pior do que não ter, porque comprova que a empresa sabia e não revisou.
O que a empresa recebe
Acervo organizado, índice de documentos, calendário de revisões e relatório de lacunas. Quando necessário, indicamos a elaboração ou atualização dos documentos que estiverem em falta. A organização é parte do BPO SST e prepara a empresa para uma auditoria.
Este conteúdo é informativo. A guarda e a eliminação de documentos seguem prazos legais que devem ser conferidos caso a caso.
Perguntas sobre documentos de SST
Posso guardar tudo em nuvem?
Pode, desde que haja controle de acesso, cópia de segurança e proteção dos dados pessoais e de saúde.
O RH pode ter acesso ao prontuário?
Não. O prontuário é restrito ao médico responsável e ao trabalhador. O RH recebe o ASO e informações necessárias à gestão.
Se trocar de clínica, o que acontece com os prontuários?
Deve haver transferência com cuidado e registro. Orientamos o processo para preservar o sigilo e o histórico.
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