O certificado digital é a "identidade eletrônica" de quem se relaciona com órgãos públicos e sistemas na internet. Para a empresa, ele permite assinar documentos, acessar serviços restritos e transmitir informações com validade jurídica. No dia a dia do RH e da contabilidade, o assunto aparece principalmente quando é preciso enviar dados ao eSocial ou emitir documentos fiscais.
O que o certificado digital faz
Ele garante duas coisas: que quem assina é quem diz ser (autenticidade) e que o conteúdo não foi alterado depois da assinatura (integridade). Por isso, muitos serviços eletrônicos o exigem para evitar fraudes. Emitido por uma autoridade certificadora credenciada, ele fica vinculado a uma pessoa física ou a uma empresa.
A1 e A3: qual a diferença
| Característica | A1 | A3 |
|---|---|---|
| Onde fica armazenado | Em arquivo, instalado no computador ou servidor | Em dispositivo físico, como cartão ou token |
| Uso em sistemas automatizados | Costuma ser mais prático, pois não depende de dispositivo conectado | Em geral exige o dispositivo ligado ao equipamento |
| Cópia e backup | Possível, com muito cuidado | Em regra, a chave não sai do dispositivo |
| Perfil típico de uso | Rotinas automatizadas, envios em lote, sistemas de gestão | Assinaturas manuais, uso em poucos equipamentos |
A escolha depende de como a empresa trabalha. Quem usa sistemas de gestão que transmitem dados de forma automática costuma preferir o A1. Quem prioriza a guarda em dispositivo físico pode optar pelo A3. O contador ou o responsável pelo sistema ajuda a decidir.
Certificado de pessoa física e de pessoa jurídica
Há dois grandes tipos, conforme o titular. O e-CPF identifica uma pessoa física, e o certificado de pessoa jurídica identifica a empresa. Para atos praticados em nome da organização, como transmitir informações ou assinar documentos da empresa, costuma ser necessário o certificado empresarial. O e-CPF, por sua vez, é indicado quando a assinatura é pessoal, por exemplo, de um sócio ou representante. Quem precisa de qual depende do sistema e do ato a ser praticado. Veja a página de certificado digital A1.
Para que serve na rotina da empresa
- Transmissão de eventos ao eSocialOs envios de SST, como os eventos de monitoramento da saúde e de condições ambientais, dependem de certificado ou de procuração eletrônica. Veja o eSocial SST.
- Documentos fiscais e contábeisEmissão de notas e envio de obrigações acessórias a órgãos públicos.
- Acesso a portais governamentaisServiços restritos que exigem identificação segura.
- Assinatura de documentosContratos, laudos e relatórios assinados eletronicamente.
Na área de SST, quem gerencia o envio dos eventos precisa alinhar o uso do certificado com o fornecedor. Entenda os detalhes em S-2220 e em retificação de eventos.
Como costuma funcionar a emissão
- Escolha do tipo. Defina o titular (pessoa física ou empresa) e o modelo (A1 ou A3).
- Solicitação. O pedido é feito junto a uma autoridade certificadora ou parceiro credenciado.
- Validação da identidade. O titular ou o representante legal confirma sua identidade, conforme as regras da autoridade certificadora, e apresenta os documentos pedidos.
- Emissão e instalação. O certificado é emitido e instalado no equipamento ou sistema que fará o uso.
- Teste. Faça um envio ou acesso de teste para confirmar que tudo funciona.
Documentos e procedimentos podem variar de acordo com a autoridade certificadora e com o tipo de certificado escolhido, por isso confirme a lista atualizada no momento do pedido.
Boas práticas de segurança
- trate o arquivo do A1 e sua senha como informação confidencial;
- não compartilhe a senha por mensagem aberta ou e-mail;
- limite o número de pessoas e de equipamentos com acesso ao arquivo;
- faça cópia de segurança em local protegido e controle quem a acessa;
- anote a data de vencimento e programe a renovação com antecedência;
- revogue o certificado se houver suspeita de uso indevido ou perda do arquivo.
Atenção: quem usa o certificado responde pelos atos praticados com ele. Por isso, a guarda do arquivo e da senha deve seguir regras internas claras, inclusive quando a empresa troca de responsável.
Perguntas para fazer antes de contratar
- Qual sistema ou órgão vai exigir o certificado e qual modelo ele aceita?
- O uso será por uma pessoa ou por vários sistemas da empresa?
- Quem será o responsável pela guarda do arquivo e da senha?
- Como será feita a renovação e quem acompanhará o vencimento?
- O contador ou o fornecedor de sistema tem requisitos específicos?
Responder a essas perguntas antes evita comprar o modelo errado e ter de refazer o processo. Para empresas que enviam eventos de SST, vale alinhar o assunto com o fornecedor do eSocial SST antes da contratação.
Como a Medicina do Trabalho 5 pode ajudar
Em Goiânia-GO, a clínica atende empresas que também precisam de serviços de SST, e o certificado digital faz parte de outros serviços oferecidos. A integração com a gestão de SST e com o eSocial facilita a rotina. Para quem precisa de licenças e laudos, leia o artigo sobre licenciamento ambiental. Fale pelo contato para saber como solicitar.